Nous recrutons au sein de notre bureau nantais un(e) Office manager / Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) en CDI. Le poste est à pourvoir immédiatement. Vous ferez partie de l’équipe Fonctions Support pour Forvis Mazars en Bretagne / Pays-de-la-Loire.
Sous la responsabilité de notre Responsable administrative et financière et de l’Associé en charge du bureau de Nantes, vous interviendrez sur les missions suivantes :
Gestion administrative et financière
- Suivi clients :
- Création de clients dans le CRM et l’outil comptable interne
- Création / gestion des codes affaires
- Gestion de la sous-traitance
- Facturation (clients et sous-traitance)
- Relances clients
- Suivi fournisseurs (référencement, préparation des demandes d’achats, validation et paiement des factures)
- Préparation et réalisation de déclarations administratives diverses liées à l’activité du cabinet
Assistance aux équipes techniques (60 collaborateurs répartis sur 3 activités : Audit Financier, Expertise comptable, Conseil) :
- Appui de l’équipe RH lors des arrivées/départs de collaborateurs
- Suivi de la saisie des temps
- Contrôle et paiement des notes de frais
- Contrôle normatif des documents commerciaux, rapports et support aux appels d’offres
- Support aux associés sur les missions ci-avant
Gestion quotidienne du bureau, des services généraux
- Gestion du courrier, accueil des visiteurs et standard
- Commandes de fournitures et suivi des stocks
- Réservations ponctuelles (restaurants, plateaux repas, déplacements, évènements)
Vous travaillerez sur un ERP intégré.
Missions évolutives selon le profil du candidat notamment sur les missions comptables (participation aux situations comptable, à la clôture et à l’élaboration des budgets)
Vous êtes diplômé(e) d'un bac +2/3 et justifiez d'une expérience de 2 à 5 ans sur un poste administratif polyvalent, d’office management ou en gestion/finance. Des connaissances en comptabilité / finance seront appréciées.
Vous êtes dynamique et avez le sens du contact, vous appréciez travailler en équipe et vous savez vous adapter à différents interlocuteurs. Vous avez le sens de l’engagement et du service.
Votre expression orale/écrite est très bonne, vous êtes à l’aise avec le pack office (excel notamment) et avec les outils et applications digitales en général.
Votre organisation, votre polyvalence et votre proactivité vous permettent de prendre en charge des missions variées avec autonomie et rigueur.
Vous recherchez un poste évolutif et responsabilisant.
Informations sur notre process de recrutement :
Vous serez contacté(e) pour passer 3 entretiens:
1 entretien RH autour de vos motivations et projet professionnel
1 entretien motivation avec la Manager de l'équipe
1 entretien motivation avec 1 Associé du bureau
- Environnement de travail agréable et neufs (bureaux, équipements informatique etc.)
- Charte de télétravail flexible (possibilité de télétravailler 1 à 2 jours par semaine, les déplacements en clientèle restant une priorité)
- Plan Epargne Entreprise avec Prime d’Intéressement et Participation annuelles
- 8 semaines de congés / an
- Tickets Restaurants