Als Scheduler im zentralen Workforce Management verantworten Sie alle operativen Prozesse der langfristigen Personaleinsatzplanung sowie die kurzfristige Disposition. Sie sind für die Erstellung, Pflege und Stabilität der Einsatzpläne sowie für die Sicherstellung der Dienstabdeckung bei kurzfristigen Änderungen verantwortlich und fungieren dahingehend als zentrale Ansprechstelle für das Branch-Management. Damit stellen Sie sicher, dass die richtigen Mitarbeiter*innen mit den passenden Fähigkeiten zur richtigen Zeit für die richtigen Aufgaben eingesetzt werden, um Effizienz, Produktivität und die Mitarbeiter*innenzufriedenheit zu steigern.
- Erstellung und Verwaltung der Personaleinsatzpläne für die zugeteilten Branches in enger Zusammenarbeit mit Branch Manager*innen und Supervisor*innen im Tagesgeschäft
- Veröffentlichung und Kontrolle der Dienstpläne gemäß internen Vorgaben, gültiger Gesetze und vereinbarter Fristen
- Einplanung von Abwesenheiten (bspw. Urlaub, Schulungen) sowie zusätzlichem Bedarf
- Identifikation von Trends im Dienstplan und Rückmeldung an den WFM-Lead zur Verbesserung der langfristigen Planung
- Verantwortung für den operativen Schichtplan vom Zeitpunkt der Ressourcenzuteilung bis zum Einsatztag
- Besetzung offener Schichten und Schließen von Lücken im Dienstplan bis zu zwei Wochen vor Einsatz
- Übernahme und Verantwortung des Ad hoc-Scheduling außerhalb der Normalarbeitszeiten in Form einer geplanten Rufbereitschaft
- Sicherstellung der vollständigen Schichtabdeckung bei kurzfristigen Änderungen (z. B. Krankheit, kurzfristige Kundenanforderungen)
- Kommunikation mit Einsatzkräften bei (kurzfristigen) Änderungen oder Lücken
- Prüfung und Freigabe von Zeitkarten, inklusive Klärung von Abweichungen
- Analyse der WFM-KPIs (insbesondere Urlaub und Krankenstand), Durchführung von regelmäßigen Reportings und Abstimmung mit den verantwortlichen Führungskräften
- Dokumentation von Ereignissen, insbesondere im Zuge der Rufbereitschaft, und Report an vordefinierte Stellen
- Allgemeine organisatorische Tätigkeiten wie Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung von Meetings, Erstellung von Statusberichten, Präsentationen, Reportings, Datenaufbereitungen usw.
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Dienstplanung und Personaleinsatzsteuerung
- Sehr gute Kenntnisse in der Anwendung von Dienstplanungs- und Workforce-Management-Systemen, insbesondere DISPONIC
- Hohe IT-Affinität sowie ausgeprägtes Verständnis für digitale Planungs- und Dispositionsprozesse
- Grundlegende Arbeitsrechtskenntnisse, insbesondere in Bezug auf das Arbeitszeitgesetz in Österreich
- Versierter Umgang mit MS Office, fortgeschrittene Excel-Kenntnisse von Vorteil
- Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Englischkenntnisse in Wort und Schrift von Vorteil
- Problemlösungskompetenz, Entscheidungskraft & Stressresistenz
- Ausgeprägte Leistungsbereitschaft, Hands-on Mentalität
- Effizientes Zeitmanagement, Fähigkeit zum Setzen von Prioritäten
Unser Angebot
- Abwechslungsreiches, interessantes und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
- Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, Prozesse aktiv zu optimieren und weiterzuentwickeln
- Mitarbeitervergünstigungen bei verschiedenen Anbietern
- Moderne Arbeitsmittel und Weiterbildungsangebote
- Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice Möglichkeit
- Flache Hierarchie, open door Mentalität, kollegiales Umfeld
- Jobsicherheit in einem krisensicheren Konzernunternehmen
Für diese Position bieten wir ein Mindestbruttogehalt von € 3.000 brutto auf Vollzeitbasis (inkl. Überstundenpauschale). Abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung besteht die Bereitschaft zur Überzahlung.
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