Au sein du Service d'anesthésiologie, vous remplissez toutes les tâches administratives en lien avec les consultations du service.
Vous gérez la planification des consultations d'anesthésiologie (prise des rendez-vous, convocations, préparation des dossiers, numérisation de documents) et organisez les examens complémentaires, tout en vous assurant du suivi de la bonne trajectoire du dossier médical et du patient ou de la patiente.
Vous gérez la gestion des appels téléphoniques ainsi que l’accueil physique des patients et patientes et/ou de leurs proches.
Vous gérez le courrier et la messagerie électronique.
Vous gérez les dossiers et réclamations de la patientèle et des assurances (suivi, dactylographie des documents, recherche, classement, numérisation) et vous participez au suivi des dossiers pour la facturation.
Vous effectuez la rédaction et la mise en forme de divers documents (correspondances, procès-verbaux, comptes-rendus médicaux, rapports, élaboration/mise à jour de procédures, etc.) et vous effectuez les tâches logistiques telles que les demandes de travaux, la gestion des stocks et la réservation de salles.
Vous saisissez et mettez à jour les statistiques inhérentes à l’activité.
Grâce à votre aisance relationnelle, vous développez un lien de proximité avec vos collègues et vous fournissez une continuité de service en assurant la permanence lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre sa polyvalence au service de l'institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.
Vous êtes titulaire d'un diplôme de secrétaire médical ou médicale.
Vous avez une expérience réussie de 3 à 5 ans dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical.
Vous avez une maîtrise parfaite du français à l'oral comme à l'écrit et une maîtrise avérée de la terminologie médicale. La connaissance de l'anglais est un atout.
Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced exigé sur Word et standard pour Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, GRECO, Qualiac, Opale).
Vous possédez un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires.
Tout en ayant un excellent sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, dynamique, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées.
Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et de gérer ainsi facilement les situations de stress. Enfin, vous faites la preuve d'un sens aigu de la confidentialité.
- Entrée en fonction : à convenir
- Nombre de poste : 1
- Taux d'activité : 80% à 100%
- Classe de fonction : 11
- Contrat : CDI
- Délai de candidature : 11.11.2026
- Demande de renseignements : Mme C. Roth, secrétaire , tél. 079 553 02 46
Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.
Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.