El Travel Specialist es responsable de coordinar y supervisar los viajes corporativos de los colaboradores de la compañía a través de SAP Concur y de la agencia de viajes designada. Esta posición actúa como principal punto de enlace entre la compañía, los viajeros y la agencia de viajes, asegurando que las solicitudes, cambios, necesidades urgentes e inconvenientes relacionados con los viajes sean atendidos de manera precisa y oportuna.
Asimismo, es responsable de mantener actualizada y correcta la información de viajes en SAP Concur, analizar datos relacionados con viajes corporativos, monitorear gastos y tendencias de utilización, y preparar y distribuir reportes a los líderes de cada país para facilitar la visibilidad, planificación y toma de decisiones.
La posición requiere excelentes habilidades de coordinación, análisis y servicio al cliente, con el objetivo de garantizar una experiencia de viaje eficiente y de alta calidad, brindando soporte a un alto volumen de viajes dentro de la organización.
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES
- Supervisar y coordinar los viajes corporativos gestionados a través de SAP Concur Travel y la agencia de viajes designada por la compañía, incluyendo vuelos y hoteles.
- Actuar como principal punto de contacto entre la compañía y la agencia de viajes, gestionando escalaciones, inconvenientes de servicio, modificaciones y otros asuntos relacionados con viajes que requieran soporte adicional.
- Revisar alternativas de viaje y coordinar con la agencia opciones más costo-eficientes cuando corresponda, considerando las necesidades del negocio y del viajero.
- Gestionar y coordinar solicitudes urgentes o de último momento, incluyendo cambios, cancelaciones e interrupciones de viaje, dentro de un entorno dinámico y de alto volumen.
- Monitorear itinerarios activos y trabajar conjuntamente con la agencia y los viajeros para resolver retrasos, cancelaciones, cambios de horario u otras situaciones imprevistas.
- Revisar itinerarios complejos o sujetos a cambios frecuentes y coordinar con la agencia las alternativas y soluciones correspondientes.
- Revisar las reservas y documentación de viaje para asegurar su exactitud e integridad, dando seguimiento a cualquier discrepancia o corrección necesaria.
- Gestionar y coordinar los requerimientos relacionados con seguros de viaje corporativos y sus procesos asociados.
- Monitorear y conciliar la actividad y los reportes de viajes con la cobertura de Assist Card, asegurando la adecuada coordinación del seguro de viaje.
- Brindar soporte de viajes y logística para eventos corporativos, reuniones y otras iniciativas de la compañía.
- Ser un punto clave de soporte para los viajeros, proporcionando comunicación y asistencia oportuna durante todo el proceso y manteniendo un alto nivel de servicio al cliente.
- Mantener actualizados y correctos los perfiles de los viajeros y demás información relacionada con viajes dentro de SAP Concur.
- Analizar información de SAP Concur, incluyendo volumen de viajes, gastos, utilización, patrones de reservas y otras métricas relevantes.
- Generar, analizar y distribuir reportes de utilización y gastos de viajes a los líderes de cada país y demás partes interesadas.
- Monitorear los gastos y tendencias de viajes para identificar oportunidades de ahorro, variaciones inusuales y situaciones que requieran revisión adicional.
- Identificar oportunidades para mejorar los procesos de viajes, el cumplimiento de las políticas, la experiencia del viajero y la eficiencia de costos, utilizando el análisis de datos como soporte.
- Brindar apoyo en otros proyectos, asignaciones o responsabilidades de acuerdo con las necesidades del negocio.
Nota: La posición podrá realizar otros proyectos o tareas relacionadas con las necesidades del área, según sean asignados.
REQUISITOS
Educación
- Título universitario en Administración de Empresas, Turismo, Hotelería o carreras afines (preferentemente).
Experiencia
- Mínimo de 2 a 3 años de experiencia en coordinación de viajes o posiciones similares.
- Experiencia trabajando en ambientes dinámicos y con un alto volumen de solicitudes (preferentemente).
- Experiencia en elaboración de reportes, análisis de información de viajes y seguimiento de gastos y tendencias relacionadas.
Sistemas e Informática
- Experiencia con SAP Concur o sistemas similares de gestión de viajes y gastos (requerida).
- Manejo intermedio de Microsoft Office (requerido).
Idiomas
- Dominio de inglés y español (requerido).
- Conocimiento de portugués será considerado un plus.
TIPO DE POSICIÓN Y HORARIO DE TRABAJO
- Posición de tiempo completo, bajo modalidad 100% remota desde Colombia.
- El horario regular de trabajo es de lunes a viernes, de 9:00 a. m. a 6:00 p. m.
- Debido a la naturaleza de las operaciones de viajes corporativos, la posición deberá tener disponibilidad de trabajo fines de semana, sábados, domingos y feriados, para atender situaciones de viaje urgentes o que requieran atención oportuna.
- Para este propósito, la compañía proporcionará un teléfono celular corporativo.
- Durante los períodos de disponibilidad, el colaborador no deberá permanecer en una ubicación específica y podrá realizar sus actividades personales, pero deberá mantenerse razonablemente disponible para responder a situaciones urgentes relacionadas con viajes.
- El tiempo efectivamente trabajado durante los períodos de disponibilidad deberá ser registrado y será gestionado y compensado de conformidad con la legislación laboral colombiana aplicable y las políticas de la compañía.
- Ocasionalmente, podrá requerirse disponibilidad fuera del horario regular de trabajo, dependiendo de las necesidades del negocio y de las operaciones de viajes.
BENEFICIOS
- Beneficios de acuerdo con la legislación colombiana aplicable.
- Beneficios corporativos adicionales de acuerdo con las políticas vigentes de la compañía.
INFORMACIÓN ADICIONAL
Esta posición podrá requerir viajes nacionales e internacionales de hasta un 25% del tiempo, dependiendo de las necesidades del negocio.
DECLARACIÓN DE IGUALDAD DE OPORTUNIDADES DE EMPLEO
Estamos comprometidos con la igualdad de oportunidades de empleo y con promover un ambiente de trabajo inclusivo, en el cual las personas puedan desarrollarse y destacarse con base en sus méritos, cualificaciones, experiencia, capacidades y desempeño laboral, sin discriminación por motivos de raza, color, sexo, orientación sexual, identidad de género, religión, origen nacional, edad, estado civil, discapacidad u otras condiciones protegidas por la legislación aplicable.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El candidato, al postularse a esta vacante, declara que ha sido informado y autoriza de manera previa, expresa y libre el tratamiento de los datos personales suministrados durante el proceso de selección, para las finalidades relacionadas con la evaluación y gestión de su candidatura.
El tratamiento de los datos personales se realizará de conformidad con la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y la política de tratamiento de datos personales aplicable de la compañía. El tratamiento podrá comprender, según corresponda, la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización y supresión de la información suministrada.