Nous recherchons un·e réceptionniste professionnel·le et orienté·e client pour rejoindre notre équipe à Paris, en France. En tant que premier point de contact de notre organisation, vous offrirez un service exceptionnel aux visiteurs, aux clients et aux collaborateurs, tout en gérant les tâches administratives avec efficacité et professionnalisme. Ce poste est essentiel pour garantir un environnement d’accueil convivial et bien organisé.
- Accueillir les visiteurs·euses, les client·e·s et les collaborateur·rice·s avec amabilité et professionnalisme • Répondre aux appels téléphoniques entrants et les acheminer, en prenant des messages précis et en transférant les appels vers les services concernés • Planifier et gérer les rendez-vous et les réunions à l’aide des outils de planification de l’entreprise • Tenir à jour les registres de visiteurs·euses, les feuilles de présence et les registres de la réception
- Effectuer des tâches de saisie de données et maintenir des systèmes de classement organisés pour la documentation du bureau • Gérer les stocks de fournitures de bureau et assurer la coordination avec les fournisseurs si nécessaire • Apporter un soutien administratif aux différents services et contribuer au bon fonctionnement général du bureau • Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que la distribution des colis • Répondre aux demandes de renseignements par téléphone, par e-mail et en personne avec professionnalisme et courtoisie
- Être capable d’effectuer plusieurs tâches simultanément tout en conservant le souci du détail et la précision • Adapter les procédures et les processus du bureau afin d’améliorer l’efficacité et l’expérience des visiteurs
- Expérience avérée dans un poste d’accueil, administratif ou de service client • Excellentes compétences en communication téléphonique et maîtrise des règles de courtoisie au téléphone • Solides capacités d’organisation et de gestion du temps • Maîtrise de la saisie de données et des logiciels bureautiques • Bilinguisme en français et en anglais (apprécié)
- Expérience des logiciels de réception et des systèmes de prise de rendez-vous (appréciée) • Excellentes compétences relationnelles et en matière de service à la clientèle • Capacité à mener plusieurs tâches de front et à hiérarchiser les priorités dans un environnement dynamique • Présentation et comportement professionnels • Souci du détail et rigueur dans la tenue des dossiers • Flexibilité et volonté de prendre en charge diverses tâches administratives selon les besoins