Operationeel Teamleider
Wat is het doel van de functie?
“Coördineren, faciliteren en borgen van kwaliteit en efficiëntie; van ‘handmatig declareren’ naar ‘geautomatiseerde, foutloze en compliant workflows’.”
De Operationeel Teamleider is verantwoordelijk voor de dagelijkse coördinatie en aansturing van een team Declaranten en de borging van kwaliteit, compliance en proces-efficiëntie. Je vertaalt de strategische doelstellingen in samenwerking met de Branch Manager en naar concrete team- en procesresultaten.
De Branch Manager en Operationeel Teamleider werken complementair aan elkaar, echter de eindverantwoordelijkheid van het team ligt bij de Branch Manager.
Taken en verantwoordelijkheden
Dagelijkse werkcoördinatie: Toewijzen van aangiften, monitoren voortgang en realtime bijsturen op volumepieken waarbij digitalisering centraal staat; escaleren van knelpunten naar Branch Manager.
Kwaliteitsbewaking & coaching/training op inhoud: Controleren van steekproeven, signaleren van structurele fouten; inhoudelijke feedback geven en delen met Branch Manager. En daar waar nodig aanvullende training geven.
Compliance & regelgeving: Toezien op de correcte toepassing van douanewetgeving, Arbowetgeving en AVG. Ondersteunen bij en opvolging geven aan interne en externe audits en inspecties. Toezicht houden op de naleving van verplichtingen voortvloeiend uit douanevergunningen, zoals termijnen van aangiftes, afhandeling van claims en andere AEO-verantwoordelijkheden.
Continue verbeteren: Initiëren en bewaken van verbetervoorstellen ten aanzien van processen, systeem en werkwijzen. Met als doel hoogwaardige dienstverlening te kunnen bieden. Bijdragen aan strategische veranderinitiatieven in samenwerking met de Branch Manager.
Digitalisering: aandragen van handmatige en arbeidsintensieve processen via interfacing & IDP of data entry out om KPI en doelstellingen te behalen. Stimuleren en controleren van het gebruik van digitale tools door het operationele team en het signaleren van verstoringen of mogelijkheden in digitalisering bij het Digital Lead/Team, klant of Branch Manager.
Stakeholdermanagement: Afstemmen met interne en externe partijen, zoals klanten, andere vestigingen/afdelingen en overheidsinstanties.
Cultuur versterken: Creëren van een veilige, open en kwaliteits- en prestatiegerichte werkomgeving waarin samenwerking vooropstaat.
Probleemoplossing: eerstelijns contactpunt voor problemen voortvloeiend uit de operationele werkzaamheden. Tijdig signaleren van knelpunten en escalaties, en het nemen van (proactieve) maatregelen in overleg/samenwerking met de Branch Manager.
Rapportage & analyses: Input leveren op basis bestaande analyses van volumes, tussenrekeningen, KPI’s of QBR’s.
Klanten: het doen van klant Check-Ins, afhandeling van klachten/claims in samenspraak met de Branch Manager, onderhouden van operationeel klantcontact ten behoeve van kwalitatief hoogwaardige dienstverlening.
Resultaatgebieden & KPI’s
Operations
Effectiviteit: aantal afgeronde aangiften per FTE per werkdag, versus target.
Digital: aandragen van handmatige en arbeidsintensieve processen via interfacing & IDP of data entry out om KPI en doelstellingen te behalen.
Compliance & audits: kwaliteit van de aangiftes waarborgen, tijdige opvolging van termijnen bij aangiftes en claims, toezicht op naleving eisen AEO (douane vergunningen) en toezicht op uitvoering interne en externe audits.
Quality: Actieve bijdrage aan “One Way Of Working” project om landelijke manier van werken te realiseren.
Capaciteitsplanning: kijken naar actuele volumes en verwachtingen van volumes in combinatie met personele bezetting.
Klanten & Commercie
Klanttevredenheid (NPS / CSAT/Klant Check-In): Meet hoe tevreden klanten zijn met de dienstverlening en het contact.
Service-kwaliteit: Afhandeltijd en foutpercentages in de aangiften (≤ X% afwijkingen)(optionele)
Proactief signaleren: Onverwachte volumes of afwijkingen rapporteren aan Branch Manager (tijdig escaleren).
Digitalisering: Aandeel geautomatiseerde invoer (IDP / interfaces) binnen team (bijv. +Y% per kwartaal). optionele)
Team & People
Performance management: Behaald percentage doelen en/of KPI’s van zowel individuen als (sub)teams.
Stimuleren van een positieve cultuur gericht op nauwkeurigheid, verantwoordelijkheid en klantgerichtheid.
Sturen op change management in overleg met Branch Manager.
Change Management (optionele)
Implementatie support: Tijdige en foutloze adoptie van nieuwe systemen/procedures binnen het eigen team.
Feedbackloop: Kwartaalrapport met verbeterpunten en lessons learned voor Branch Manager.
Kandidaat profiel
Opleiding & Werk- en Denkniveau
MBO +/ HBO werk- en denkniveau, achtergrond in douane-logistiek, bedrijfskunde, (in5ternationale) handel of supply chain management.
Bewezen Track Record:
Minimaal 2 jaar ervaring in een coördinerende rol met verantwoordelijkheid binnen douane-logistiek, douane of supply chain.
Aantoonbaar succes in het borgen en verbeteren van operationele processen binnen een gestructureerde werkomgeving.
Kennis Douane & Compliance:
Gedegen kennis van douanewetgeving, regelgeving en compliance-eisen.
In staat om audits en controles te overzien en te zorgen voor naleving van procedures.
Verbeteren:
Resultaatgerichte instelling bij het doorvoeren van nieuwe processen, systemen en werkwijzen.
Vaardig in het creëren van draagvlak, omgaan met weerstand en het borgen van continue verbetering.(optionele)
Taalvaardigheid:
Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
Persoonlijkheid & drijfveren:
Flexibel en stressbestendig: je kunt snel schakelen in een dynamische (douane)omgeving.
Hands-on mentaliteit: bereid om zelf de details in te duiken wanneer nodig, en leadership by example te tonen.
Kwaliteit gericht: Gedreven om foutloos te werken en te voldoen aan gedefinieerde standaarden