- Recibir, asistir y/o dirigir a todos los visitantes, incluidos clientes, recién llegados, clientes y proveedores, hacia los empleados anfitriones.
- Asegurarse de que el área de recepción esté siempre ordenada y limpia.
- Actualizar calendarios y programar reuniones.
- Organización de visitas/reuniones de la alta dirección.
- Reservaciones aleatorias.
- Correspondencia entrante y saliente.
- Gestión del reciclaje y creación de un entorno ecológico.
- Servicios de taxi relacionados con la oficina y traslados.
- Programación de música en la recepción y el comedor (si aplica).
- Preguntas diarias de seguridad, cooperación con los guardias de seguridad.
- Pedir suministros para la oficina principal y mantener el stock.
- Mantenimiento diario del sistema Swiped On.
- Monitoreo de tickets en JIRA, reasignación.
- Flujo de documentos para correos entrantes/salientes y carga (Correo Postal, servicios de mensajería internacional).
- Sistema de acceso por huella dactilar Bio Star, Tarjetas de Acceso, control de archivos de renuncia/ administración de archivos según las necesidades de la Gestión de la Oficina.
- Asistir a otro personal administrativo con trabajo adicional, incluida la elaboración de documentos, entrada de datos e investigación.
- Proyectos adicionales basados en las necesidades de la Gestión de la Oficina.
- Desempeñar sus funciones de acuerdo con los estándares y procedimientos establecidos por la empresa.
- Cumplir con la Política Interna e instrucciones.
- Cumplir con las obligaciones laborales de manera adecuada, de alta calidad y oportuna.
- Asegurar el cumplimiento y la exactitud de la información proporcionada.
- Ejecución oportuna de cualquier otra tarea razonable proporcionada por el Gerente Directo dentro de la posición ocupada.
- Reemplazar a los colegas durante sus vacaciones, licencias por enfermedad y otras ausencias, siempre que el reemplazo se realice durante el horario laboral y no se considere trabajo adicional.
- Asistir plenamente a las capacitaciones y talleres necesarios para las asignaciones de trabajo según el plan de desarrollo y la solicitud del Gerente Directo.
- Cuidar los recursos y artículos de trabajo asignados.
- Realizar actividades relacionadas con la seguridad personal.
- Solicitar al gerente que proporcione asignaciones de trabajo precisas y oportunas y asegurar los recursos necesarios para la ejecución de responsabilidades y tareas laborales.
- Proporcionar al gerente propuestas para la mejora del trabajo.
- Educación secundaria. Preferiblemente educación superior.
- Inglés fluido (verbal y escrito).
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Alto sentido de responsabilidad, puntualidad, precisión y atención a los detalles.
- Capacidad para cumplir con precisión las órdenes y tareas de gestión directa.
- Tacto y discreción para manejar información confidencial.
- Multitarea: enfoque flexible y adaptable al trabajo, capacidad para trabajar en un entorno acelerado y en constante cambio.
- Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo.
- Al menos 1 año de experiencia en gestión, servicio al cliente, administración o cualquier otro campo relacionado.