Assistant(e) de direction & Office Coordinator.

Assistant(e) de direction & Office Coordinator – Verne France

Localisation : Paris Contrat : CDI Rattachement : Directeur Général France

À propos de Verne

Verne développe et exploite des datacenters destinés à l’intelligence artificielle, au calcul haute performance et aux applications nécessitant d’importantes capacités informatiques, avec une forte ambition environnementale.

Dans le cadre de son développement en France, notamment avec le projet de campus de datacenters à Villaroche, Verne constitue une équipe aux compétences variées, en lien étroit avec ses équipes internationales.

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction junior & Office Coordinator pour accompagner le Directeur Général France et contribuer au bon fonctionnement de l’équipe au quotidien.

Votre rôle

Vous jouerez un rôle central dans l’organisation de la vie de l’équipe France. Au contact de collaborateurs, partenaires et prestataires français et internationaux, vous apporterez un soutien administratif et logistique, participerez à la cohésion de l’équipe et contribuerez à certaines actions de communication et de marketing.

Ce poste offre une grande variété de missions et la possibilité de prendre progressivement davantage de responsabilités au sein d’une organisation en développement.

Vos principales missions

Assistanat de direction et soutien à l’équipe

· Faciliter la gestion de l’agenda du Directeur Général : prise de rendez-vous, coordination des disponibilités et anticipation des échéances.

· Organiser les déplacements en France et à l’étranger : transports, hébergements et programmes.

· Contribuer à la préparation et à la mise en forme de présentations, courriers et documents, en français et en anglais.

· Faciliter le suivi des actions et des échéances convenues lors des réunions.

· Accompagner le traitement des notes de frais et des demandes administratives courantes.

Organisation des réunions et des événements

· Coordonner la logistique des réunions internes et externes : invitations, salles, visioconférences, restauration et accueil.

· Préparer les supports et les documents nécessaires avec les équipes concernées.

· Organiser les visites de sites et les déplacements collectifs.

· Participer à l’organisation des séminaires, événements partenaires, salons professionnels et réunions publiques.

Vie du bureau et administration

· Contribuer au bon fonctionnement des bureaux et être le point de contact des prestataires du quotidien.

· Suivre les fournitures, équipements, abonnements et besoins logistiques.

· Faciliter le circuit des commandes, factures et validations, en lien avec la finance.

· Participer au classement et à la bonne organisation des documents partagés.

Accueil et cohésion d’équipe

· Coordonner l’accueil des nouveaux collaborateurs, en lien avec les ressources humaines et les équipes informatiques.

· Organiser des moments d’équipe et proposer des initiatives favorisant la convivialité et la collaboration.

· Faciliter la circulation des informations pratiques entre les collaborateurs en France et les équipes internationales.

· Contribuer à créer un environnement de travail accueillant et bien organisé.

Appui à la communication et au marketing

· Soutenir les actions locales de communication et de marketing, en coordination avec les équipes du groupe.

· Aider à préparer et à actualiser les présentations et supports de communication.

· Coordonner la réalisation de supports avec les prestataires : impressions, visuels et objets promotionnels.

· Contribuer à la préparation de publications LinkedIn et à la mise à jour des listes de contacts et calendriers d’événements, dans le respect des processus de validation.

Votre profil

· Formation Bac +2 à Bac +3 en assistanat, gestion, communication, événementiel ou domaine similaire.

· Une première expérience réussie en assistanat, coordination ou gestion administrative, y compris en alternance.

· Très bon français écrit et oral et anglais professionnel permettant d’échanger régulièrement avec les équipes internationales.

· Bonne maîtrise de Microsoft 365, notamment Outlook, PowerPoint, Word, Excel et Teams.

· Une aisance avec les outils de création de supports, comme Canva, serait appréciée.

Ce qui fera la différence

· Vous êtes organisé(e), fiable et attentif(ve) aux détails.

· Vous savez gérer plusieurs demandes, identifier les priorités et alerter lorsque des arbitrages sont nécessaires.

· Vous prenez des initiatives et aimez trouver des solutions concrètes.

· Vous avez le sens du service, un bon relationnel et appréciez le travail en équipe.

· Vous faites preuve de discrétion dans le traitement des informations confidentielles.

· Vous êtes curieux(se) et souhaitez découvrir un secteur au croisement du numérique, de l’énergie et de l’industrie.

Pourquoi nous rejoindre ?

· Participer à la constitution de l’équipe France et contribuer directement à son fonctionnement.

· Travailler au quotidien avec le Directeur Général et une équipe internationale.

· Découvrir des projets industriels d’envergure et des interlocuteurs variés.

· Développer vos compétences dans un poste polyvalent, avec une autonomie progressive et des possibilités d’évolution.

Des déplacements ponctuels à Villaroche et pour certains événements sont à prévoir.