Résumé du poste
Le/La Chargé(e) des opérations de convoyage intervient sur l’ensemble de la chaîne logistique d’une mission, de la prise de rendez-vous jusqu’à la clôture administrative.
Il/Elle planifie des rendez-vous réalistes et anticipés, attribue les missions (par la route ou par transport plateau) à des convoyeurs adaptés, assure le suivi en temps réel des opérations et garantit la gestion de la boîte mail support ainsi que la conformité des procès-verbaux et documents de fin de mission.
Interface principale entre les clients, les donneurs d’ordre, les convoyeurs et les équipes internes, il/elle garantit la fluidité des opérations, le respect des délais, la rentabilité des missions et la satisfaction client.
Missions principales
1. Prise de rendez-vous
· Missions saisies par les donneurs d’ordre
· Contacter par téléphone les clients au point de départ et au point de livraison.
· En cas de non-réponse : laisser un message vocal puis envoyer un email avec le donneur d’ordre en copie.
· Fixer les rendez-vous selon les disponibilités des clients et le kilométrage entre les deux points.
· Adapter les horaires pour garantir leur faisabilité opérationnelle.
· Anticiper la prise de rendez-vous afin de fluidifier l’attribution et éviter les ajustements de dernière minute.
· Gérer les différentes configurations : particuliers, concessions et parcs de stockage.
· Vérifier les disponibilités des parcs lorsqu’ils interviennent au départ ou à la livraison.
Rendez-vous sur parc de stockage automobile
· Respecter les procédures spécifiques à chaque parc.
· Prendre rendez-vous uniquement après le positionnement d’un convoyeur.
· Utiliser le lien du parc et renseigner les informations requises.
· Choisir un créneau cohérent avec le kilométrage et les contraintes opérationnelles.
· Anticiper les plannings variables des parcs.
· Réadapter la mission (créneau, convoyeur) si nécessaire.
Attribution des missions
Attribution et planification
· Attribuer les missions par la route ou par transport plateau.
· Sélectionner un convoyeur adapté en fonction du niveau de la mission et du niveau du convoyeur.
· Respecter les créneaux horaires définis lors de la prise de rendez-vous ou par le donneur d’ordre.
· Tenir compte des spécificités de chaque mission et des options commandées par le client : lavage, mise en main, W garage, PV papier ou dématérialisé, etc.
· Accompagner la montée en compétences des convoyeurs selon les trois niveaux existants.
· Optimiser la marge en attribuant la mission au meilleur coût possible.
· Répondre aux appels d’offres.
· Identifier les zones géographiques en tension afin d’anticiper les besoins en recrutement.
· Rappeler les process de la compagnie afin de garantir le bon déroulement de la mission le jour J.
· S’assurer de la ponctualité, du respect des horaires et de la tenue professionnelle du convoyeur.
Imprévus et urgences d’attribution
· Anticiper les risques opérationnels et les éventuelles difficultés d’attribution.
· Gérer en urgence les missions non réalisées ou annulées par un convoyeur le jour J, en trouvant un convoyeur de remplacement dans les meilleurs délais.
· Garantir le respect des créneaux horaires malgré les aléas.
3. Suivi des missions
Coordination avec les convoyeurs
· Effectuer des relances convoyeurs pour confirmer les étapes clés (départ, enlèvement, livraison).
· Suivre la disponibilité, la position et la progression des convoyeurs.
· Apporter un soutien opérationnel aux convoyeurs tout au long de la mission.
Suivi des opérations en cours
· Suivre en temps réel l’avancement des missions de convoyage.
· S’assurer du bon déroulement des enlèvements et des livraisons selon les créneaux définis par le client.
· Vérifier la conformité des missions (horaires, lieux, consignes, documents).
Relation client / donneur d’ordre
· Informer proactivement les clients et donneurs d’ordre de l’état des missions.
· Remonter toute information importante (retard, incident, modification).
Anticipation et gestion des incidents
· Anticiper les retards et avertir les clients et donneurs d’ordre en amont.
· Gérer les urgences opérationnelles :
– pannes de véhicules ;
– problèmes lors des enlèvements ou des livraisons ;
– problèmes sur parc ;
– indisponibilités ou changements de véhicules ;
– absence ou indisponibilité d’un convoyeur.
· Mettre en place rapidement des solutions alternatives (réorganisation, ajustement du planning).
4. Gestion administrative
Boîte mail support
· Gérer et traiter les emails entrants tout au long de la journée.
· Identifier et prioriser les demandes urgentes.
· Prendre en charge immédiatement les demandes convoyeurs nécessitant une intervention opérationnelle (ou les transmettre aux collègues concernés).
· Répondre aux demandes courantes des convoyeurs, clients et donneurs d’ordre.
· Assurer le suivi des échanges jusqu’à la résolution complète de la demande.
Coordination interne et anticipation des urgences
· Anticiper les urgences opérationnelles grâce à l’analyse des demandes entrantes.
· Alerter les équipes concernées en cas de risque opérationnel ou de dysfonctionnement.
· Garantir une communication fluide et claire entre les parties prenantes.
Procès-verbaux (PV) et documents de fin de mission
· S’assurer de la réception des procès-verbaux de livraison et de restitution envoyés par les convoyeurs.
· Vérifier la conformité des documents :
– informations complètes et exactes ;
– respect des formats demandés ;
– présence des signatures et mentions obligatoires.
· Valider les PV conformes et les transmettre aux clients via la plateforme.
· S’assurer de la bonne clôture des missions.
Relance et suivi des documents manquants ou non conformes
· Relancer les convoyeurs n’ayant pas transmis les PV dans les délais définis.
· Effectuer les relances par email et par téléphone.
· Suivre les relances jusqu’à réception du document conforme.
· En cas de non-réception dans les délais impartis, contacter le client pour reconstituer ou refaire le document.